Mira Pape

Projektanträge optimal vorbereiten – 7 Dokumente, die dir dabei helfen

Heute geht es um die Formalitäten, genauer gesagt um 7 Dokumente, die ihr schon heute vorbereiten könnt, um euch die Antragsstellung super leicht zu machen. Wahrscheinlich sind sie für die meisten von uns Formalien das notwendige Übel. Deshalb möchte ich dir einige meiner Tipps vorstellen, um die Formalitäten so einfach und schnell wie möglich abzuarbeiten.

Das Wichtigste bei einem Förderantrag ist es, deine Organisation als vertrauensvollen und kompetenten Partner zu präsentieren.

Und das kannst du bereits mit den Formalitäten tun. Um dir die Antragsstellung nicht nur für den aktuellen Antrag sondern auch für zukünftige Projektförderungen so einfach wie möglich zu machen, ist eine gute Vorbereitung wichtig.

Folgende Informationen sind hilfreich für Förderanträgen:

  • Freistellungsbescheid
  • Beschreibung der Organisation und ihrer Ziele
  • Vorstand + kurze Vita der einzelnen Mitglieder + Kontaktdaten
  • Mitarbeiter:innenstruktur (Hauptamt + Ehrenamt)
  • Liste bereits umgesetzter Projekte & Partnerschaften
  • Logo, Vorlage Briefbogen
  • aktueller Jahresbericht, Finanzplan

Um möglichst effektiv zu arbeiten, speichert ihr all diese Dokumente in einem Ordner ab. Ich bevorzuge hier eine Cloud-Lösung. Auf diesen Ordner sollten die wichtigsten Personen in eurer Organisation uneingeschränkten Zugang haben. Besonders die Personen, die Projektanträge schreiben, sowie Vorstandsmitglieder. Außerdem solltet ihr diesen Ordner mindestens einmal im Jahr überprüfen, ob noch alle Informationen aktuell sind.

Lass uns die Dokumente der Reihe nach durchgehen.

Freistellungsbescheid

Bei fast allen Projektanträgen muss die Gemeinnützigkeit der Organisation nachgewiesen werden. Dies macht ihr durch den Freistellungsbescheid. Diesen erhaltet ihr vom Finanzamt und wird alle drei Jahre überprüft. Bei Körperschaften des öffentlichen Rechts ( z.B. Kommunale Kindergärten und Schulen) könnt ihr eure Gemeinnützigkeit anders nachweisen, beispielsweise durch eine Bestätigung der Befreiung von der Körperschaftsteuer über eine Nichtveranlagungsbescheinigung nach §44a Abs.4 und 7 EstG.

Beschreibung der Organisation und ihrer Ziele

In jedem Antrag wird nach einer kurzen Beschreibung der Organisation gefragt. Deshalb ist es sinnvoll ein Word-Dokument zu haben, in dem ihr bereits ein paar Sätze vorformuliert habt. Diese passt ihr dann einfach dem entsprechenden Antrag an.

Fragen, die Euch dabei helfen können:

  • Welches Ziel / welchen Zweck verfolgt Eure Organisation?
  • In welchem geographischen Gebiet ist sie tätig?
  • Welches Angebot habt ihr? Welche Zielgruppe sprecht ihr an?
  • Warum / mit welchem Ziel wurde eure Organisation gegründet?
  • Was ist besonders an Eurer Organisation?

Darüberhinaus helfen folgende Informationen:

  • Datum der Gründung
  • Anzahl der Mitglieder, Mitarbeiter:innen, Ehrenamtlichen
  • Finanzvolumen

Häufig wird in dem selben Abschnitt des Förderantrages auch nach Kompetenzen und Erfahrungen gefragt. Um diese zu beschreiben, helfen Euch die nächsten drei Dokumente.

Vorstand + kurze Vita der einzelnen Mitglieder + Kontaktdaten

Erstellt ein Word-Dokument mit der aktuellen Zusammensetzung und 2-3 Sätzen zu den einzelnen Mitgliedern.

Außerdem ist es wichtig, die Kontaktdaten der Personen in den führenden Gremien für den Projektantrag zur Hand zu haben. Denn meist wird ihre Unterschrift für den Projektantrag benötigt. Informiert die entsprechende Person rechtzeitig und klärt, dass diese an den entsprechenden Tagen zur Verfügung steht.

Organisationsstruktur

Als Ausgangspunkt hierfür kann euer Organigramm dienen. Besonders wenn Eure Organisation viel Unterstützung von Ehrenamtlichen bekommt, solltet ihr die entsprechenden Personen oder Gruppen hier ergänzen.

Für den Projektantrag können noch folgende Informationen hilfreich sein:

  • Welche Personen werden im Projekt mitarbeiten? Welche Erfahrungen und Kompetenzen bringen sie mit? Hier könnt ihr die Lebensläufe der Personen anhängen
  • Wie ist die Projektstruktur? Wer berichtet an wen? Gibt es eine Steuerungsgruppe?

Liste bereits umgesetzter Projekte & Partnerschaften

Erstellt eine Excel-Liste, in der ihr alle aktuellen und vergangenen Projekte auflistet. Als Spalten könnt ihr folgende Überschriften nutzen:

  • Projekttitel
  • Zeitraum
  • Kurze Projektbeschreibung
  • Fördervolumen
  • Ergebnis
  • Partner
  • Kontaktdaten Partner
  • (Interne Einschätzung des Projekts)

Diese Liste kann Euch auch als Inspiration dienen, um weitere Partner in euer Projekt zu integrieren oder um regelmäßig mit vergangenen Partnern im Kontakt zu bleiben. Denn bereits existierende, vertrauensvolle Partnerschaften sind gold wert.

Logo, Vorlage Briefbogen

Spätestens für die Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Projekts braucht ihr das Vereinslogo. Ich weiß gar nicht wie häufig ich schon frustriert 5 Minuten in diversen Ordnern nach dem Logo schauen musste und es dann schlussendlich von der Organisationswebseite heruntergeladen habe. Also mach dir das Leben leichter und speichere es an geeigneter Stelle ab.

Satzung, aktueller Jahresbericht, Finanzplan

Diese Dokumente braucht ihr meist nicht direkt für die Antragsstellung, als Richtungsweisende Dokumente des Vereins sind sie aber gute Nachschlagwerke. Beispielsweise, um ein Zitat einzubauen, welches die Wichtigkeit des Projekts untermauert.

Kurz & Knapp

  • Erstellt einen Ordner für alle wichtigen Informationen für Projektanträge. Diesen könnt ihr z.B. “ Formales“, „Orga“, oder „Infos Fördermittel“ nennen.
  • Hinterlegt alle oben genannten Dokumente
  • Gebt diesen Ordner für die relevanten Personen frei.
  • Nutzt den Ordner, um Euch die Antragsstellung einfacher zu machen!