Mira Pape

Der häufigste Fehler bei Projektanträgen + 3 Tipps wie du ihn umgehst

Vielleicht kennst du das auch: Du siehst eine interessante Ausschreibung für ein Förderprogramm und malst dir aus, was eure Organisation für ein Projekt umsetzen könnte. 

Du denkst an die kleinsten Details, wer mitarbeiten könnte, was ihr dafür anschaffen müsstet und welchen gesellschaftlichen Beitrag ihr damit leisten könnt. 

Es gibt aber wahrscheinlich eine Sache, an die du nicht denkst. 

Und damit möchte ich dir heute den häufigsten Fehler bei Projektanträgen vorstellen. 

Dazu eine kleine Story:

Vor drei Monaten habe ich mit einem ehemaligen Kollegen telefoniert. In dem Telefonat hat er mir von einem Förderprogramm erzählt, für das er gerne einen Projektantrag schreiben möchte. 

Er hat mir in 15 Minuten alle Einzelheiten, die Kooperationspartner, Methoden, wissenschaftliche Auswertung und weiteres erzählt. Sogar die Domain für den Projektnamen wurde bereits registriert. 

Es hat sich nach einem großartigen Projekt angehört, welches wirklich einen Mehrwert für die Gesellschaft haben würde. 

Doch er hat einen Fehler gemacht, den ich immer wieder sehe: 

Er hat den Antrag nie geschrieben und somit auch nie abgeschickt. 

Es gibt viele Gründe, warum ein Antrag nicht geschrieben wird, in gemeinnützigen Organisationen ist der wichtigste:

 Zu wenig Zeit. 

Häufig wird vom Arbeitgeber erwartet, das Projektanträge „nebenbei“ geschrieben werden. Hier ist kein zusätzliches Zeitkontingent vorgesehen. Und so konkurriert der Antrag mit den wichtigen Aufgaben des Tagesgeschäfts. 

Das hat drei mögliche Konsequenzen zur Folge, die alle zum Nachteil eurer Zielgruppe sind. 

Entweder wird der Projektantrag nie abgeschickt und eure Zielgruppe leidet darunter, weil das Projekt nicht umgesetzt wird und ihnen somit nicht geholfen wird. Es braucht starke Institutionen, die neue Wege gehen und sich für eine nachhaltige Entwicklung für Mensch und Umwelt einsetzen. Wenn nicht wir, wer dann?

Oder:  der Projektantrag wird geschrieben, aber abgelehnt, da man ihm ansieht, dass er unter Zeitdruck geschrieben wurde. 

Damit wurden nun wirklich Zeit, Gedanken und Ressourcen verschwendet. Lieber einmal richtig machen als mehrmals unerfolgreich.

Oder: Der Projektantrag wird geschrieben und angenommen, das Projektteam hat aber Schwierigkeiten die beschriebenen Maßnahmen und Erfolge zu erzielen, da das Konzept nicht ausreichend durchdacht war und somit scheitert das Projekt.

Das ist wahrscheinlich mit am schlimmsten, denn die Probleme zeigen sich dann bei der Projekturchführung durch Frustration, Überforderung oder ausbleibende Ergebnisse. Es ist wichtig sich als kompetenten Projektpartner zu zeigen, um auch langfristig Kooperationen mit der Organisation eingehen zu können.

Ich habe alle drei möglichen Ausgänge dieses Fehlers bereits miterlebt und ganz ehrlich, keiner davon ist wünschenswert. 

Damit dir das nicht passiert und dein Projektantrag rechtzeitig fertig wird, habe ich dir heute drei Tipps mitgebracht: 

Schreibe einen ersten Entwurf noch heute! 

Lange Zeit war mein Bildschirmhintergrund der Spruch „Done is better than perfect“. Und das trifft beim ersten Entwurf eines Projektantrags voll zu. Es geht darum all die wichtigen Informationen aus deinem Kopf aufs Papier zu bringen. 

Also starte jetzt: Hol dir Stift und ein Blatt Papier und stelle dir einen Timer für 15 Minuten. In dieser Zeit schreibst du dir stichpunktartig alle Ideen und Vorstellungen auf, die du schon für das Projekt hast. 

Gib dir 5 Minuten um einen kurzen Zeitplan bis zur Antragsabgabe zu machen

Hierbei solltest du Zeit einplanen für:

  • Unterschrift Vorstand (Achtung: Urlaubszeiten!)
  • Antrag mit wichtigen Personen absprechen
  • Korrekturlesen
  • Mit der Software vertraut machen
  • Min. 1 Tag vorher abschicken

Fangt mit den Projektaktivitäten und der Evaluation an 

Besonders wenn du wenig Zeit zum Schreiben des Antrags hast, solltest du den Fokus auf die Antragsteile legen, welche am meisten Punkte bringen bzw. welche für die fördernde Institution am wichtigsten sind.

Dies sind die Abschnitte zu den Projektaktivitäten und der Evaluation.

Diese sind auch für euch und die spätere Projektdurchführung am wichtigsten, da sie Orientierung für den Projektablauf liefern. Das ganze natürlich unter der Annahme, dass ihr über ein Grobkonzept für die generelle Idee habt und diese die Lösung 

Kurz & Knapp:

Der größte Fehler ist es den Projektantrag gar nicht erst zu stellen.

Deshalb: Holt eure Projektidee raus aus eurem Kopf und raus auf das Papier.

Häufig ist das Problem in gemeinnützigen Organisationen zu wenig Zeit für die Antragstellung, da diese nicht mit in die Arbeitszeit einkalkuliert wird.

Damit dein Antrag es bis zur Abgabe schafft, habe ich dir drei Tipps mitgebracht:

  1. Schreibe einen ersten Entwurf noch heute!
  2. Gib dir 5 Minuten um einen kurzen Zeitplan bis zur Antragsabgabe zu machen
  3. Fangt mit den Projektaktivitäten und der Evaluation an