Der K.I.A.D.-Ansatz
Wie KI endlich praktisch bei Förderanträgen eingesetzt wird

Förderanträge zu schreiben gehört für viele gemeinnützige Organisationen zum Alltag – und doch ist es selten eine Lieblingsaufgabe. Einerseits ist die Beantragung von Fördermitteln mit viel Formalia verbunden, andererseits muss man ständig die Balance zwischen den Erwartungen des Fördermittelgebers, den Umsetzungsmöglichkeiten der eigenen Organisation und den Bedürfnissen der Zielgruppe finden.
Ich bin Mira Pape, spezialisiert auf das Schreiben von Fördermittelanträgen für gemeinnützige Organisationen, und habe in meiner Arbeit immer wieder festgestellt: Der Einsatz von KI kann hier enorm unterstützen – vorausgesetzt, man verfolgt eine klar strukturierte Vorgehensweise.
Deshalb habe ich den K.I.A.D.-Ansatz entwickelt. Er zeigt, wie künstliche Intelligenz (KI) im Alltag von gemeinnützigen Organisationen konkret und praxisnah eingesetzt werden kann, um Förderanträge effizienter, präziser und letztlich erfolgreicher zu gestalten. In diesem Artikel erfahrt ihr, was genau dahintersteckt und welche Vorteile der Ansatz für euch hat.
Warum Förderanträge für gemeinnützige Organisationen so herausfordernd sind
Gemeinnützige Organisationen stehen bei der Beantragung von Fördermitteln oft vor denselben Hürden:
- Komplizierte Vorgaben: Viele Förderprogramme verlangen eine klare Struktur, detaillierte Projektbeschreibungen und genaue Budgetpläne – das alles in einer Sprache, die präzise und überzeugend sein muss.
- Ressourcenknappheit: Zeit und Personal sind oft knapp bemessen, und das Schreiben von Förderanträgen konkurriert im Alltag mit vielen anderen dringenden Aufgaben – von Projektarbeit bis Buchhaltung.
- Unsicherheit bei der Bewilligung: Jede Stunde, die in einen Förderantrag investiert wird, ist zunächst eine Wette auf die Zukunft. Wenn ein Antrag abgelehnt wird, bleibt nicht nur die Förderung aus – auch die investierte Zeit wird nicht vergütet. Also: Wie viel Aufwand lohnt sich überhaupt?
- KI-Tools bleiben häufig zu allgemein: Während KI-Tools theoretisch eine große Hilfe sein könnten, bleiben die Ergebnisse oft zu oberflächlich oder schreiben womöglich noch falsche Informationen zu euren Projekten.
Ich habe den K.I.A.D.-Ansatz genau dafür entwickelt: Um gemeinnützige Organisationen dabei zu unterstützen, KI sinnvoll und praxisnah einzusetzen. Es geht nicht darum, Texte blind von einer Maschine schreiben zu lassen, sondern darum, die Stärken von KI mit der Praxiskenntnis eures Teams zu kombinieren.
Was steckt hinter dem K.I.A.D.-Ansatz?
Der K.I.A.D.-Ansatz basiert auf vier Schritten:
1. K = Kontext,
2. I = Input & Interaktion,
3. A = KI-Assistenten und
4. D = Dokumentation.
Dieses Konzept habe ich im Laufe meiner Arbeit mit gemeinnützigen Organisationen entwickelt – und vor allem aus den vielen wertvollen Erkenntnissen, die ich durch unsere zweite KI-Weiterbildungsrunde gewinnen konnte.

Die Weiterbildung “Einsatzmöglichkeiten von KI in der Fördermittelgewinnung” erstreckt sich über sechs Wochen und bietet gemeinnützigen Organisationen die Möglichkeit, KI gezielt für das Schreiben von Anträgen einzusetzen.
Nach der zweiten Kursrunde mit insgesamt 26 Teilnehmeden habe ich intensive Feedbackgespräche geführt.
Durch diese Gespräche – und das durchweg positive Feedback – wurde mir klar, wie wichtig ein klarer Fahrplan ist, damit KI in gemeinnützigen Organisationen wirklich praktisch nutzbar wird. Der K.I.A.D.-Ansatz fasst diese Erkenntnisse in vier einfache Schritte zusammen, die sich direkt in die Praxis umsetzen lassen.

Der Schlüssel zu relevanten Ergebnissen
Die Ergebnisse eurer KI-Tools sind nur so gut wie die Informationen, die ihr bereitstellt. Gerade bei Förderanträgen, die häufig komplexe Sachverhalte beschreiben und einen hohen Grad an Fachlichkeit erfordern, ist es daher unverzichtbar, der KI ausreichend Hintergrundwissen (Kontext) bereitzustellen.
Das bedeutet konkret:
- Nutzt bestehende Antragstexte und Projektskizzen, die euer Vorhaben beschreiben.
- Sammelt Studien, Berichte und Hintergrundinformationen, die als Grundlage für die KI dienen können.
- Je klarer und strukturierter eure Daten sind, desto besser versteht die KI, was sie liefern soll.
Ein Beispiel aus der Praxis:
In einer Organisation, die ich begleitet habe, wurden erfolgreich eingereichte Förderanträge in einer internen Datenbank gesammelt. Diese Texte dienten der KI als Grundlage, um gut funktionierende Formulierungen und typische Strukturen zu erkennen. So wurden die Ergebnisse direkt relevanter und passgenauer.
Indem ihr einen soliden Informationsrahmen für die KI schafft, nehmt ihr ihr die „Raterei“ ab und stärkt die Qualität ihrer Textentwürfe. Das sorgt dafür, dass eure Anträge praxisnah, fachlich fundiert und passgenau zu den Förderbedingungen sind – anstatt nur generische, austauschbare Floskeln zu liefern.

Mit der KI kommunizieren
Ein häufiges Problem beim Einsatz von KI ist die Kommunikation: Denn wenn wir ehrlich sind ist es noch neu, mit einer Maschine in natürlicher Sprache zu „sprechen“.
Während wir bei einer einfachen Suchmaschine wie Google oft nur Stichworte eingeben und damit meist die Ergebnisse bekommen, die wir gesucht haben, erfordert eine KI-Anwendung ein anderes, intensiveres Vorgehen. Denn wenn wir ehrlich sind, erwarten wir ja auch deutlich spezifischere, auf uns angepasste Ergebnisse, wenn wir mit der KI sprechen.
Eine KI lässt sich eher mit einer neuen Kollegin oder einem Praktikanten vergleichen, der noch nicht alles weiß und klare Anweisungen benötigt.
Von der Suchmaschine zum Dialogpartner:
Anstatt bloß einzelne Keywords oder kurze Fragen einzugeben, sollten wir der KI ausführliche und präzise Informationen geben. Je genauer und strukturierter unsere Anweisungen sind, desto passender ist das Ergebnis.
Beispielsweise reicht ein Prompt wie „Schreibe mir einen Förderantrag für Umweltschutz“ selten aus.
Besser wäre:
„Wir sind eine gemeinnützige Organisation im Bereich Waldschutz im Landkreis Krehwinkel und möchten einen Förderantrag für das Projekt ‚Aufforstung im Krehwinkler Wald‘ schreiben. Ziele sind: Ausbildung von Ehrenamtlichen, Pflanzaktionen und Sensibilisierung der Bevölkerung. Bitte verwende eine formelle, freundliche Sprache und beachte, dass wir auf nachhaltige und regionale Aspekte eingehen müssen. Angehängt ist ein Dokument mit unserem Projektkonzept.“
Auch wenn wir mit diesem ersten Prompt schon ein besseres Ergebnis erhalten werden, wird es immer noch notwendig sein, diesen mit spezifischen Nachfragen zu verbessern.
Kurz gesagt: Seht die KI als Assistenten im Schreibprozess, mit dem ihr im Dialog steht. Diese Perspektive ist entscheidend, um von den ersten Textideen über passgenaue Formulierungen bis zum finalen Förderantrag qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erhalten


Ein Teammitglied, das mitdenkt
KI kann viel mehr sein als ein einfaches Tool – sie kann zu einem digitalen Teammitglied werden, das euch aktiv unterstützt. Im K.I.A.D.-Ansatz entwickeln wir maßgeschneiderte KI-Assistenten, die sich an die Besonderheiten eurer Organisation anpassen.
Was bedeutet das konkret?
- Der Assistent „weiß“, welche Förderprogramme für euch relevant sind.
- Er kennt eure vergangenen Projekte und weiß, wie sie beschrieben wurden.
- Er denkt bei der Strukturierung und Formulierung eurer Anträge mit.
Beispiel: Leitfaden-Assistent für BMZ-Anträge
Eine Teilnehmerin meiner KI-Weiterbildung erstellt regelmäßig Förderanträge für das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Um die umfangreichen Richtlinien im Blick zu behalten, entwickelte sie einen Leitfaden-Assistenten, in den alle relevanten Programmlinien und Vorgaben eingespeist wurden. So kann sie beim Schreiben einzelner Abschnitte jederzeit fundierte Hinweise zu Budgetstruktur, Förderkriterien und formalen Anforderungen abrufen.
Beispiel: Feedback-Assistent für den Feinschliff
Eine andere Teilnehmerin konzentriert sich auf den finalen Check von Anträgen. Ihr Feedback-Assistent prüft fertige Texte anhand der Kriterien des jeweiligen Fördermittelgebers – von sprachlichen Anforderungen bis hin zu Wirkungszielen. Auf diese Weise werden letzte Lücken oder Unklarheiten rechtzeitig erkannt und behoben.

Lernen und verbessern
Kein Prompt ist von Anfang an perfekt. Deshalb ist es wichtig, die Ergebnisse eures KI-Einsatzes zu dokumentieren und daraus zu lernen. Im K.I.A.D.-Ansatz ist das der entscheidende letzte Schritt.
Warum Dokumentation so wichtig ist:
- Ihr könnt nachvollziehen, welche Prompts und Methoden gut funktioniert haben.
- Euer Team entwickelt eine einheitliche Arbeitsweise, die sich immer weiter verbessert.
- Fehler oder Schwachstellen können identifiziert und behoben werden. So wird der KI-Einsatz mit jedem Antrag effizienter.
Die Dokumentation hilft euch nicht nur, effizienter zu werden, sondern sorgt auch dafür, dass alle Teammitglieder von den Erfahrungen profitieren.
Warum der K.I.A.D.-Ansatz für gemeinnützige Organisationen ideal ist
Der K.I.A.D.-Ansatz wurde speziell für Organisationen entwickelt, die mit knappen Ressourcen arbeiten und dennoch hochwertige Förderanträge einreichen müssen. Die Vorteile im Überblick:
- Zeitersparnis: Klare Prozesse und optimierte Prompts reduzieren den Aufwand erheblich.
- Relevante Ergebnisse: Durch den Kontext und maßgeschneiderte Assistenten werden die Texte präziser und überzeugender.
- Nachhaltigkeit: Mit der Dokumentation entwickelt sich der Ansatz ständig weiter.
Praxistauglichkeit: Der Ansatz ist direkt auf die Bedürfnisse von gemeinnützigen Organisationen zugeschnitten und lässt sich leicht umsetzen.
Fazit: Förderanträge schreiben mit System
Der K.I.A.D.-Ansatz zeigt, dass KI in der Fördermittelgewinnung mehr sein kann als nur ein Trendthema. Richtig eingebunden wird sie zu einem strategischen Werkzeug, das den gesamten Antragsprozess effizienter und zugleich zielgerichteter gestaltet.
Anstatt die richtige Formulierung auszutüfteln oder mühsam verschiedene Förderrichtlinien im Blick zu behalten, gewinnt ihr dank KI mehr Raum für eure eigentliche Kernaufgabe: die inhaltliche Gestaltung und Umsetzung eurer Projekte.

Jetzt seid ihr gefragt:
- Wenn ihr den K.I.A.D.-Ansatz von Grund auf in eurem Team einführen möchtet, dann empfehle ich euch meine 6-wöchige KI-Weiterbildung. Hier lernt ihr Schritt für Schritt, wie ihr Anträge mithilfe strukturierter Prozesse und KI-Tools erstellt.
- Ihr sucht einen schnellen Einstieg mit klaren Ergebnissen? Dann ist der KI-Assistenten-Workshop die perfekte Wahl. Innerhalb von einem Tag (oder zwei Vormittagen) erstellt ihr eure eigenen KI-Assistenten, die euch ab sofort bei euren Anträgen unterstützen.
Ich freue mich auf Euch!